Người viết: Đội ngũ VisaTopTen · Người kiểm duyệt: Nguyên Giáp, SEOer · Cập nhật: 11/08/2026
Hồ sơ xin visa Nhật Bản không có một checklist dùng chung cho mọi trường hợp. Hộ chiếu, đơn xin visa và ảnh là giấy tờ nền tảng; phần còn lại phụ thuộc mục đích nhập cảnh, người chi trả và cơ quan phụ trách nơi cư trú. Visa du lịch cần tài liệu chứng minh khả năng chi trả, hành trình và lịch trình; hồ sơ nộp tại Hà Nội hoặc Đà Nẵng còn yêu cầu giấy xác nhận công tác bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật. Diện thăm thân, thăm bạn bè hoặc công tác cần tài liệu từ phía Nhật. Người đi du học, lao động hay thực tập sinh thường phải có Giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE.
Thông tin được kiểm tra ngày 11/08/2026. Giấy tờ có thể khác theo mục đích, cơ quan phụ trách và từng hồ sơ; hãy đối chiếu checklist chính thức trước ngày nộp.
Hồ sơ xin visa Nhật Bản gồm những gì?
Một bộ hồ sơ có ba lớp: giấy tờ nền tảng, tài liệu chứng minh mục đích chuyến đi và phần bổ sung theo người chi trả hoặc phía mời. Câu trả lời ngắn cho “Hồ sơ xin visa Nhật Bản gồm những gì?” như sau:
| Nhóm hồ sơ | Giấy tờ thường gặp | Khi nào cần |
|---|---|---|
| Nền tảng | Hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh 4,5 × 3,5 cm | Hầu hết hồ sơ |
| Du lịch | Công việc, khả năng chi trả, hành trình bay, lịch trình từng ngày | Du lịch tự túc |
| Thăm thân/bạn bè | Chứng minh quan hệ, giấy lý do mời, lịch trình; giấy bảo lãnh và tài chính của người bảo lãnh nếu phía Nhật chi trả | Có người mời tại Nhật |
| Công tác | Xác nhận công tác, quyết định cử đi hoặc giấy phái cử; giấy mời và lịch trình từ tổ chức Nhật | Thương mại ngắn hạn |
| Lưu trú dài hạn | COE và giấy tờ bổ sung riêng của từng diện | Du học, lao động, thực tập sinh, kỹ năng đặc định… |
| Visa nhiều lần | Tài liệu chứng minh đủ điều kiện và bản giải trình lý do xin nhiều lần | Khi xin multiple-entry |
Đây là khung phân loại, không thay thế checklist từng diện. Giấy tờ thay đổi theo mục đích và số lần hiệu lực của visa. Nếu chưa xác định đúng diện, hãy xem các loại visa Nhật Bản để tránh dùng checklist du lịch cho chuyến thăm thân hoặc công tác.
Yêu cầu đối với hộ chiếu, đơn xin visa và ảnh
- Hộ chiếu: Phải còn hiệu lực và nộp bản gốc. Checklist TP.HCM yêu cầu thêm bản sao trang nhân thân. Thông tin phải khớp đơn, COE, booking và thư mời; không tự sửa giấy tờ do phía Nhật cấp.
- Đơn xin visa: Dùng mẫu chính thức của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, ghi ngày nộp và điền đủ thông tin. Người xin visa tự ký ở cuối đơn, chữ ký giống hộ chiếu.
- Ảnh: Kích thước 4,5 × 3,5 cm, chụp trong vòng sáu tháng. Ghi họ tên ở mặt sau trước khi dán. Ảnh đã chỉnh sửa có thể không được tiếp nhận; không dập ghim vì hồ sơ cần xử lý trên máy.
Nếu cần nhận lại một giấy tờ gốc, nộp kèm bản photocopy theo hướng dẫn của cơ quan phụ trách.
Checklist hồ sơ theo từng mục đích nhập cảnh
Hồ sơ visa du lịch Nhật Bản tự túc
Theo checklist du lịch tự túc của Đại sứ quán Nhật Bản, đương đơn chuẩn bị:
- Hộ chiếu bản gốc.
- Đơn xin visa có ảnh đúng chuẩn.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ nếu nộp theo nhóm.
- Giấy xác nhận công tác ghi thời gian làm việc, lương và chức vụ, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
- Một trong các tài liệu chứng minh khả năng chi trả như sao kê tài khoản lương sáu tháng, chứng nhận tiền gửi có kỳ hạn hoặc chứng nhận thu nhập do cơ quan nhà nước cấp.
- Xác nhận đặt chỗ hoặc hành trình bay.
- Lịch trình dự định theo từng ngày, có địa điểm, hoạt động và nơi lưu trú.
Checklist của Tổng Lãnh sự quán tại TP.HCM yêu cầu hộ chiếu, đơn, ảnh, tài chính, lịch trình, hành trình bay và chứng minh quan hệ của nhóm, nhưng không tách giấy xác nhận công tác thành mục riêng. Ngược lại, checklist của Tổng Lãnh sự quán tại Đà Nẵng liệt kê giấy xác nhận công tác bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, tương tự Hà Nội. Vì vậy, cần dùng đúng danh sách theo nơi cư trú; xem thêm xin visa Nhật Bản tự túc trước khi lập hồ sơ.
Cơ quan Nhật Bản không công bố một mức sổ tiết kiệm tối thiểu áp dụng cho mọi người. Tài liệu nên làm rõ khả năng chi trả phù hợp với thu nhập, thời gian lưu trú và kế hoạch chuyến đi. Nếu người khác thanh toán, cần có giấy tờ xác định người chi trả và chứng minh mối quan hệ với đương đơn.
Hồ sơ visa thăm thân hoặc thăm bạn bè
Người xin visa chuẩn bị hộ chiếu, đơn, ảnh, chứng minh quan hệ, tài chính nếu tự chi trả và hành trình bay. Phía Nhật chuẩn bị giấy lý do mời và lịch trình. Quan hệ thân nhân có thể dùng giấy khai sinh, đăng ký kết hôn; quan hệ bạn bè có thể dùng ảnh chụp chung, thư từ, email xác định người gửi và nhận hoặc bản kê cuộc gọi quốc tế.
Nếu phía Nhật chi trả, bổ sung giấy bảo lãnh, tài liệu thu nhập hoặc nộp thuế và phiếu công dân của người bảo lãnh. Hướng dẫn thăm thân chính thức yêu cầu ghi mục đích mời cụ thể, không chỉ viết “thăm thân”.
Hồ sơ visa công tác Nhật Bản
Đương đơn chuẩn bị hộ chiếu, đơn, ảnh, xác nhận công tác, quyết định cử đi hoặc giấy phái cử và hành trình bay. Xác nhận công tác cần ghi thời gian làm việc, chức vụ, lương và dùng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
Phía Nhật chuẩn bị giấy lý do mời và lịch trình; nếu chịu chi phí, thêm giấy bảo lãnh và tài liệu về tổ chức. Hoạt động phải được mô tả cụ thể như họp, đàm phán hoặc hội nghị. Visa thương mại ngắn hạn không cho phép làm việc nhận lương tại Nhật. Xem checklist công tác chính thức.
Hồ sơ du học, lao động và các diện có COE
Người dự định lưu trú trên 90 ngày hoặc thực hiện hoạt động có trả lương thường phải xin COE tại Nhật trước. Bộ hồ sơ visa cơ bản gồm:
- Hộ chiếu bản gốc.
- Đơn xin visa có ảnh 4,5 × 3,5 cm.
- COE bản gốc và bản sao, hai bản photocopy hoặc bản in COE điện tử theo phương thức được chấp nhận.
- Giấy tờ bổ sung riêng của từng diện.
Theo hướng dẫn visa lưu trú dài hạn, người xin visa du học vào trường tiếng Nhật cần nộp giấy xác nhận văn bằng tốt nghiệp THPT và bản photocopy chứng chỉ năng lực tiếng Nhật. COE cần xin trước tại Nhật nhưng không phải visa và không bảo đảm kết quả.
Từ 01/09/2025, công dân Việt Nam dự kiến cư trú trung hoặc dài hạn thuộc phạm vi JPETS phải nộp TB Clearance Certificate khi xin COE hoặc visa. Giấy phải do cơ sở y tế được Nhật Bản chỉ định cấp; một số nhóm đã có cơ chế khám sức khỏe riêng đang được miễn tạm thời.
Hồ sơ theo tình trạng nghề nghiệp và người chi trả
Không có một bộ giấy tờ nghề nghiệp thay thế chung cho mọi nơi. Nhân viên có thể dùng xác nhận công tác, sao kê lương; chủ doanh nghiệp dùng đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ thuế; người làm tự do dùng hợp đồng, chứng từ thanh toán; sinh viên hoặc người nghỉ hưu dùng giấy tờ phản ánh đúng tình trạng.
Nếu được tài trợ, bổ sung giấy tờ nhân thân, tài chính của người chi trả và chứng minh quan hệ. Đây là tài liệu giải thích hoàn cảnh, không tự động thay thế giấy tờ bắt buộc. Hãy hỏi đại lý ủy thác trước khi thêm tài liệu và không tạo xác nhận công tác sai thực tế.
Cách sắp xếp và kiểm tra hồ sơ trước khi nộp
Tải checklist từ đúng cơ quan phụ trách nơi cư trú, chia tài liệu thành phần của đương đơn, phía Nhật và người chi trả, rồi sắp đúng thứ tự; không dập ghim.
Trừ giấy tờ có thời hạn riêng, hồ sơ thường phải được cấp trong ba tháng; ảnh chụp trong sáu tháng. Chỉ dịch khi checklist yêu cầu. Xác nhận công tác cho hồ sơ du lịch tại Hà Nội và Đà Nẵng phải bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
Nếu nộp theo nhóm, đánh số từng người trên đơn và các tài liệu liên quan. Nhóm từ ba người trở lên có thể phải làm sơ đồ quan hệ. Ngày đi, chuyến bay, nơi ở, hoạt động và người chi trả phải khớp giữa đơn, lịch trình, booking, thư mời và hồ sơ tài chính.
Theo Đại sứ quán Nhật Bản, có thể xin visa trước ngày dự kiến nhập cảnh tối đa ba tháng. Hồ sơ cần xác minh có thể kéo dài, nên xem xin visa Nhật Bản mất bao lâu. Lệ phí thay đổi theo năm tài chính và loại visa; hãy kiểm tra visa Nhật Bản bao nhiêu tiền thay vì dùng số cũ.
Các lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ
- Chọn diện du lịch nhưng mục đích thực tế là thăm thân, công tác hoặc làm việc.
- Dùng đơn cũ, ký khác hộ chiếu hoặc để trống thông tin quan trọng.
- Ảnh sai kích thước, quá sáu tháng, đã chỉnh sửa hoặc bị dập ghim.
- Chỉ chứng minh số dư mà không làm rõ nguồn tiền và người chi trả.
- Lịch trình ghi chung chung, không có địa chỉ nơi ở hoặc không khớp hành trình bay.
- Thư mời, giấy bảo lãnh hoặc COE sai họ tên, số hộ chiếu hay mục đích.
- Nộp tài liệu quá hạn hoặc thêm giấy không cần thiết nhưng thiếu mục bắt buộc.
- Mua vé không hoàn hủy trước khi có kết quả visa.
Hồ sơ giả hoặc khai sai có thể bị từ chối. Đại sứ quán Nhật Bản nêu rằng trong sáu tháng từ ngày bị từ chối, đương đơn không được xin lại visa với cùng mục đích; cơ quan xét duyệt cũng không giải thích lý do.
Kết luận
Hồ sơ xin visa Nhật Bản năm 2026 phải bắt đầu từ đúng mục đích và cơ quan phụ trách, sau đó mới lập checklist cho hộ chiếu, đơn, ảnh, tài chính, lịch trình, giấy mời hoặc COE. Không dùng một danh sách chung cho mọi diện hoặc xem số dư cao là yếu tố quyết định.
Nếu chưa chắc giấy tờ thuộc phần của đương đơn hay phía Nhật, bạn có thể liên hệ dịch vụ visa Nhật Bản để VisaTopTen rà soát checklist và sự thống nhất của hồ sơ. VisaTopTen hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ, không cam kết hoặc can thiệp kết quả xét duyệt.